Planificación de un acto protocolar

Planificar un acto protocolar es fundamental, claro. Esto parece una afirmación obvia, pero no menos importante de recordar, ya que la vorágine que impone la gestión en determinadas oficinas de Protocolo hace que, a veces, resulte difícil realizar esa planificación.
Para conseguir el objetivo de un acto es necesario planear todos los pasos que deben seguirse.
Por ello, hay que organizarlo todo hasta el detalle más insignificante, de modo que estén previstos hasta los imprevistos. Para una buena planificación, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

- En qué consiste el acto
- Qué carácter va a tener
- Fecha o fechas de realización
- Lugar
- Criterios de invitados
- Quien lo va a presidir
- Como se va a desarrollar
Las fases de un acto son obvias:
- Preparación
- Ejecución
- Análisis posterior

Fase de preparación
Durante la preparación, deberemos:
- Determinar el tipo de acto (público, privado, oficial, especial, interno, externo, etc.)
- Establecer la finalidad del acto.
- Determinar la fecha y hora más convenientes para su realización (prestar atención a otros eventos que puedan interferir)
- Elegir el lugar (el más adecuado para el acto, el público y la finalidad)- -- - Establecer el o los públicos objetivo y confeccionar las listas de invitados- - Definir la presidencia del acto.
- Elaborar la documentación necesaria (informativa, invitaciones y acreditaciones, programas, planos, meseros, menús, etc.).
- Planificar los medios necesarios (gestión de espacios, modelo de tribunas, gradas, sillas, micrófono y audio, paneles informativos, pantallas de televisión, ornamentación, tarimas, etc.).
- Planificar las necesidades de personal y el reparto de funciones
- Elaborar un presupuesto.

Fase de ejecución
La ejecución es el examen final y será el producto de una correcta planificación. Será el momento de ejecutar lo planificado de forma milimétrica. Por cierto: atentos a la puntualidad. Un acto empieza a una hora determinada y no debe retrasarse; es una falta de cortesía para con los presentes.
Será el momento en que se presentarán imprevistos y habrá que tener la mente fría y serena para responder a ellos sin causar otros problemas aún mayores.

Fase de análisis
Este será el momento de repasar todo lo acontecido y mirar atrás con ojos críticos para obtener las lecciones pertinentes que nos permitirán aprender de nuestros errores (y de lo que hemos hecho bien).