Cualquier municipio de una cierta magnitud, debería contar con un servicio de protocolo para atender sus necesidades en cuanto a la organización y desarrollo de actividades, eventos y cualquier otro tipo de encuentro.Un esquema básico para un departamento de este tipo podría ser similar a este: Dirección General de Protocolo, la cual deberá contar con al menos los siguientes integrantes: especialista en Protocolo, Administrativos, Personal Auxiliar, y Relaciones Públicas.
La Dirección General de Protocolo será la encargada de organizar la celebración y buen desarrollo de cualquier acto que tenga lugar en el municipio, para ello deberá contar con la inestimable ayuda un especialista en protocolo, que pueden hacerse cargo de una determinada fase del acto, la del diseño y supervisión, así como también la coordinación de equipos y grupos de trabajo, contactos generales con Organismos y/o Empresas, etc.
Los administrativos, serán encargados de la parte "numérica" en la organización de eventos (cuestiones económicas, presupuestos, etc.), así como de los trámites meramente administrativos y de papeleo.
El personal auxiliar, es aquel que incluso puede no ser fijo en la planta resulta necesario en determinado tipo de actos o encuentros. Traductores, azafatas, asesores técnicos en determinadas especialidades, etc.
El departamento de Relaciones Públicas se encarga de crear un clima agradable y comunicativo entre los asistentes a un acto, así como de las relaciones con la prensa y otros medios de comunicación. En cualquier acto son un nexo o lazo de unión entre los asistentes, cuidando de su "comodidad" durante el desarrollo del evento.
La Dirección General de Protocolo, deberán contar en todo momento con información completa y actualizada sobre autoridades y personalidades relevantes de todos los ámbitos (cultura, empresa, iglesia, etc.). Para ello, es bueno contar con bases de datos, fácilmente actualizables sobre autoridades del Estado, Nacional, provincial y municipal, y ONGs, organizaciones civiles, empresarias, personalidades de la cultura, autoridades educativas, religiosas y militares.
Pero no sólo con medios humanos se logra organizar y desarrollar de forma correcta cualquier acto, sino que el departamento de protocolo deberá contar medios técnicos y materiales para cubrir las necesidades básicas en la organización de cualquier evento: mesa, atriles, gradas tarjetas de invitaciones, sobres, mobiliario diverso, banderas, escudos, alfombras, equipos de luz, sonido, equipos multimedia, etc. Y en su caso, un fichero actualizado de proveedores de todos estos materiales, tanto para la adquisición de cualquier material necesario como para su alquiler.
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